Volledig scherm
© Shutterstock

Econoom: twee keer zo productief in de helft van de tijd, het kan echt

Het is om gek van te worden: heb je eindelijk eens de tijd om aan je werk te zitten, en dan wil het gewoon niet lukken. Geen nood! Wie gebruik maakt van statistische wetenschap kan wel twee keer zo productief worden in de helft van de tijd, zegt de Amerikaanse econoom Uri Bram.

Ook econoom Bram worstelt weleens met een gebrek aan productiviteit. ,,Als er een ervaring is die het moderne werken definieert, is het wel het constante proberen – en falen – om meer werk gedaan te krijgen’’, vertelt Bram in The Economist. ,,Het duurde 6 minuten om deze laatste zin te schrijven, want tussen het begin en het einde heb ik vier nieuwe tabbladen geopend, waaronder eentje naar een interessant onderzoek van Harvard over hoe ons onvermogen ons te concentreren ons doodongelukkig maakt.’’

Voor problemen in het dagelijks leven zoekt Bram dikwijls zijn heil in statistische zekerheden. Daar schreef hij meerdere boeken over. Hieronder zijn tips voor een efficiënter werkend leven. Houd je je eraan, dan kun je tegen lunchtijd uitklokken, aldus de econoom.

1. Maak je ‘langere termijn-ik’ de baas

Volgens gedragsdeskundige Thomas Schelling kunnen we onszelf opsplitsen in twee versies: een halfhartige korte termijn-ik en een langere termijn-ik die vooruit kijkt. Bram: ,,Je korte termijn-ik is als een rat in een doolhof. Hij rent een willekeurige richting op, of volgt zijn neus op zoek naar iets lekkers, zonder daarbij naar het grotere plaatje te kijken.’’

De truc om betere keuzes in je leven te maken is om je lange termijn-ik de leiding te geven. ,,Het doolhof waar je korte termijn-ik in rondscharrelt, moet je met het oog op de toekomst zo gestructureerd inrichten dat je primaire, impulsieve instincten hoe dan ook naar goede resultaten worden geleid.’’

,,Bijvoorbeeld: als je je korte termijn-ik laat kiezen tussen een rapport schrijven of je tijd verdoen op het internet, dan zal die versie van jezelf uiteindelijk toch kiezen voor de verleidingen van het web. Om dat te voorkomen, zou je lange termijn-ik de router kunnen loskoppelen zodat er helemaal geen internet meer is om je af te leiden.’’ 

Geen zin om achter de kast te kruipen om de stekker eruit te trekken? Een minder drastische methode is het installeren van een app op je telefoon die meldingen stopt en sociale media blokkeert, zoals SelfControl of Stay Focused.

2. Pas het Pareto-principe toe

Het Pareto-principe, ook wel de ‘20/80-regel’, is vernoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Eind negentiende eeuw observeerde hij dat slechts 20 procent van de Italiaanse bevolking eigenaar was van 80 procent van het land. De 20/80-regel blijkt op meer zaken van toepassing, zo ondervonden collega-wetenschappers in de decennia na hem: 80 procent van de klachten die bij bedrijven binnenkomt, komt van 20 procent van de klanten. 20 procent van de werknemers van een bedrijf verzorgt 80 procent van de totale productie.

Het Pareto-principe is ook nuttig voor wie efficiënt met zijn tijd wil omgaan, aldus Bram. Want ga maar na: het belangrijkste deel van je werk is waarschijnlijk kleiner – 20 procent – maar geeft het meeste resultaat. Je schrijft niet de hele dag en elke dag rapporten, maar de rapporten díe je schrijft zijn waarschijnlijk noodzakelijk. Het resterende deel van je werk is wel nodig maar geeft bijna geen resultaat. Je bent misschien wel een uur per dag kwijt aan het lezen en beantwoorden van je mail, maar in je functioneringsgesprek gaat het waarschijnlijk niet over je mail-leeskwaliteiten. 

Het is op deze manier goed mogelijk om je werk te verdubbelen in de helft van de tijd, heeft de econoom berekend. ,,Richt je op de belangrijke 20 procent van 2,5 verschillende projecten en ga alleen daaraan werken. Dan krijg je na 50 procent van de normaal gewerkte uren al een output van 200 procent.’’ 

3. Kijk de kunst af bij hardwerkende anderen

Met onze samenleving zijn we op een punt in de geschiedenis beland dat, hoe vreemd of zeldzaam of zinloos datgene dat je probeert te doen ook is, er hoe dan ook iemand anders is geweest die je voorging. De technologie van de afgelopen twee decennia maakt het mogelijk om de kunst bij een ander af te kijken.

,,Ben je handmatig 14.000 foto’s door aan het spitten om ze allemaal bij te snijden tot formaat postzegel? Als je het Googelt, zal er vast iemand zijn die je uitlegt hoe je zo’n geestdodende taak kan automatiseren’’, zegt Bram. ,,Of heb je een spreadsheet waarop je pk’s in decibel-watts moet omzetten? Een onzinnige klus, maar reken maar dat een andere stakker het ook al heeft moeten doen.’’

De kunst van een ander afkijken zou ons vele malen efficiënter maken én een hoop leed besparen. ,,90 procent van de ellende waar onze huidige maatschappij zich in bevindt, zou verdwijnen als mensen gewoon leerden te zoeken naar de oplossing die iemand anders al heeft gevonden voor hun probleem, die werkwijze overnamen, en vervolgens een dutje gingen doen.’’ Brams advies: Google alles wat je niet al weet, en vraag anderen naar wat er niet te Googelen valt. 

4. Begrijp de ware prijs van afleiding

Wat is beter? 7 uur onderbroken slapen of 6 uur slapen, wakker schrikken door een auto-alarm, en dan nog een uurtje verder slapen. Na de 7 onafgebroken uren sta je waarschijnlijk een stuk vrolijker op. Op dezelfde manier haalt 30 minuten werken, afgeleid raken door een irritante collega en dan nog 40 minuten werken het nooit bij 70 minuten aan een stuk doorbuffelen.

Hier zijn twee redenen voor, zegt Bram. ,,Ten eerste moet je voor bepaalde soorten werk ‘opstartkosten’ maken: het kost een zekere mate van tijd om je voor te bereiden op een nieuwe sessie, hoe lang die sessie uiteindelijk ook mag duren. Ten tweede bestaat er voor bepaalde soorten werk geen lineair verband tussen de tijd die je ervoor uittrekt en hoe productief je bent.’’ Langer werken betekent helaas niet altijd meer gedaan krijgen.

Die 70 minuten die je aan het werken bent, benut je nooit optimaal. Je bent er eigenlijk maar 50 echt productief. Als je tussendoor onderbroken wordt, raak je nog extra productiviteit kwijt aan het weer opstarten. Zelfs als de onderbreking zelf niet bijster veel tijd in beslag neemt, kan hij je zo nog duur komen te staan.

5. Gebruik werk om werk te vermijden

Is jouw levensmotto ‘waarom nu doen wat je kan uitstellen tot morgen’? Ook in het vermijden van werk kan je productief zijn. Vermijd het werk door te werken. Bram baseert dit advies op een constatering van de filosoof John Perry. Wie veel dingen voor zich uit schuift, kan gemotiveerd worden moeilijke taken te doen als deze taken een manier zijn om niet met iets anders, nóg moeilijkers bezig te hoeven zijn. 

Je moet jezelf dus een ‘afleidingstaak’ geven: iets wat misschien niet zo belangrijk is als Dat Ene Grote Ding wat je aan het vermijden bent, maar waar wel een duidelijke deadline aan vast zit en wat nog steeds af moet. ,,Ik bijvoorbeeld moet eigenlijk bezig zijn met het schrijven van mijn roman, dat maakt het schrijven van deze tips dan weer veel plezieriger.’’ 

6. Vind werk dat je daadwerkelijk wil doen

Misschien, heel misschien is de reden dat we het zo moeilijk vinden om iets gedaan te krijgen dat de meeste dingen die we moeten doen eigenlijk helemaal niet nodig zijn, stelt Bram. ,,Misschien schieten alle productiviteitstips hun doel wel voorbij: we vermijden ons werk omdat ons werk nu eenmaal zinloos is. ‘Kies werk waar je van houdt en je hoeft nooit meer een dag in je leven te werken.’ Dat zei of Mark Twain of Confucius, of waarschijnlijk geen van beiden. Ik zou het Googlen, maar mijn lange termijn-ik heeft de router eruit getrokken…’’

Ook coach Charlotte van 't Wout heeft tips om uitstelgedrag tegen te gaan. Bekijk de video hieronder: