Foto ter illustratie.
Volledig scherm
Foto ter illustratie. © ANP XTRA

In de top, maar ook op de werkvloer: een bonnetje, lunch of uurtje extra is zo gedeclareerd

Declaratiefraudeurs? Dat zijn topbestuurders die feesten op kosten van de baas en hoge ambtenaren die zelfs dinertjes met hun vrouw declareren, toch? Vergis je niet: ook de ‘gewone’ werknemer loopt regelmatig tegen de lamp na een foute declaratie, weet arbeidsrechtadvocaat Gerard Berghuis. ‘De gevolgen voor je loopbaan zijn niet mals.’

Onlangs moesten managers van Rotterdam Shortsea Terminals zich nog tegenover de rechter verantwoorden voor privé-uitgaven op kosten van het bedrijf. Voor miljoenen euro’s hebben de werknemers geld uitgegeven aan horloges, restaurantbezoeken en dure kleding. De drie ex-medewerkers van het Rotterdamse bedrijf zijn geen uitzondering, zegt arbeidsrechtadvocaat Gerard Berghuis van BAASZ Advocaten. ,,Topbestuurders die een bonnetje dubbel indienen, declaratiefraude in de zorg of extra tankbonnen van een salesmanager. Je hoort en ziet het steeds vaker.” 

Vaststellingsovereenkomst 

Ook de ‘gewone’ werknemer gaat weleens over de schreef, alleen horen we daar minder over. Berghuis: ,,Dat komt omdat we daar niet volledig zicht op hebben. Als iemand wordt ontslagen vanwege declaratiefraude wordt het ontslag steeds vaker via een vaststellingsovereenkomst afgedaan en niet openbaar gemaakt.” Waarom zo'n misstap geheim houden voor de buitenwereld? Soms heeft een werkgever het hele dienstverband uitstekend werk geleverd en is het vergrijp in verhouding gering. Ook speelt het imago van het bedrijf een rol. 

Quote

Als iemand wordt ontslagen vanwege declaratie­frau­de wordt het niet altijd openbaar gemaakt

Gerard Berghuis, Arbeidsrechtadvocaat

Maar hoewel veel werkgevers er voor kiezen om het intern op te lossen, kiezen sommigen er voor om het wel openbaar te maken. ,,Ze moeten een voorbeeld stellen tegenover het personeel en pakken dan door.” Zo kwam de zaak van een kraamverzorgster voor de rechter in Assen. De vrouw had over een periode van zo’n vijf jaar structureel te veel kilometers gedeclareerd bij haar werkgever. Ze kreeg die van deur tot deur vergoed, maar gaf ook de privékilometers door voor het ophalen en brengen van haar kinderen. Het kostte haar haar baan en de rechter ontbond de arbeidsovereenkomst zonder vergoeding.

Lunchroom 

Berghuis herinnert zich nog een vergelijkbare uitspraak van de rechter. De zaak ging over een postbode die elke middag zijn lunches mocht declareren. ,,Hij liet een rekening maken door de lunchroom voor 9 euro, terwijl hij voor 5 euro at.” Dat jarenlange gesjoemel kostte hem zijn baan. Ook vond de rechter het ontslag op staande voet van een thuiszorgmedewerkster terecht. Ze had stelselmatig uren voor het opstellen van zorgrapportages gedeclareerd  die ze niet had gewerkt. 

De consequenties zijn dus groot, helemaal als je op staande voet wordt ontslagen. ,,Ontslag op staande voet betekent geen inkomen, geen transitievergoeding en ook geen uitkering.” En dat is nog niet eens het potentieel grootste probleem voor de voormalig werknemer. ,,Een werkgever kan aangifte doen. Als het tot een strafzaak komt kun je daarmee een strafblad krijgen. Dus als je baan je wat waard is, zet 'm dan niet op het spel.”

Quote

Ontslag op staande voet betekent geen inkomen, transitie­ver­goe­ding en ook geen uitkering

Gerard Berghuis , Arbeidsrechtadvocaat

Routeplanner

Waarom nemen sommige werknemers dan toch het risico? Financiële problemen spelen vaak een rol, aldus Berghuis. ,,Daarnaast is fraude vaak een hellend vlak. Als je jarenlang te ruimhartig hebt gedeclareerd en je bent er altijd mee weggekomen, dan blijf je doorgaan.”

Maar foutieve declaraties worden niet altijd opzettelijk ingediend. Voor werknemers zijn de grenzen zijn niet altijd helder van wat nou declarabel is en wat niet. Want wat betekent de afstand van deur tot deur precies? Het aantal kilometers die de routeplanner aangeeft of de precieze afstand van deur tot deur? Zijn advies: als je het niet zeker weet, kan je het maar beter vragen. ,,Dat verschil kan in een jaar tijd een groot aantal foutief gedeclareerde kilometers opleveren.”

Wat mag je dan wel declareren? 
Wat je als werknemer mag declareren, ligt aan het beleid van de werkgever. Berghuis: ,,Maar het moet altijd binnen de regels van de fiscus passen en onder werkkosten vallen.” Dat kunnen maaltijden tot een bepaald bedrag zijn, representatiekosten zoals kleding of een kappersbezoek, zakenreizen, relatiegeschenken en telefoonkosten. ,,Je mag in principe afspreken wat je wilt. Maar in de praktijk zijn het altijd de standaard dingen zoals kilometers en maaltijden.”

Onderwijsfilosoof Teun Dekker van de Universiteit Maastricht weet precies hoe je je problemen kunt oplossen: