Volledig scherm
Carrièrecoach en columniste Charlotte van 't Wout © ADR

‘Stel elke dag een speciaal mailuurtje in’

EHBO voor ondernemersElke week beantwoordt coach Charlotte van ’t Wout een vraag van een ondernemer. Deze week van een lifecoach die verzuipt in een chaotische e-mailbox. ‘Ik heb soms het idee dat mijn leven bestaat uit mailen en ik daarom niet productief ben.’

Ik houd zelf dus heel erg van een strikt zero inboxbeleid: elke dag mijn mail helemaal leeg maken, zodat ik niet dagen rondloop met het idee dat ik nog ‘zoveel moet mailen’. Dat geeft namelijk meer stress dan daadwerkelijk die mails beantwoorden. En als je bovenop je mail zit, kan ik me niet voorstellen dat je daar écht de hele dag mee bezigbent. Dus maak wat nieuwe regels voor jezelf over je mailbeleid.

Er zijn mensen die vinden dat je maximaal 1 keer in de drie dagen moet kijken. Klinkt leuk, maar lijkt mij totaal onrealistisch. Als ik dat zou doen als ondernemer, zou ik veel te veel kansen en klanten missen.

Mailuur

Ik ben fan van een bepaald uur op de dag speciaal vrijmaken voor je e-mail beantwoorden. Dan wéét je bij elke mail die binnenkomt: geen paniek, ik heb zo meteen een mailuurtje en dan geef ik antwoord. Ik probeer dan dus ook gedurende de dag niet continu mijn mail te openen en te lezen: binnenkomende mails laat ik oppotten tot mijn mailuur.

Kies dat uur zorgvuldig. Mijn ‘mailuur’ is om 11 uur ’s ochtends. Dan heb ik wel de hele ochtend in focus kunnen werken, en ben ik net toe aan een pauze van de focustaken. En dat is ideaal voor mail: je hoeft niet 100 procent creatief of scherp te zijn, maar moet er ook nog wel zin in hebben. Ik ken ook mensen die aan het eind van de werkdag hun mailbox nog even leegmaken. Respect, want ik heb dan meestal geen zin meer.

Verder kun je ook de regel aanhouden dat je elke mail die binnenkomt maar één keer leest. Het komt namelijk heel vaak voor dat je een mail krijgt, ‘m opent, wegklikt ‘dat doe ik later wel’, en vervolgens dat nog drie keer doet en ‘m daarna vergeet.

Quote

De meeste mails zijn binnen 2 minuten te beantwoor­den

De meeste mails zijn binnen 2 minuten te beantwoorden. Als je jezelf aanleert dat je elke mail die binnen twee minuten af te handelen is, ook echt gelijk beantwoordt, kun je de mail daarna archiveren en is-ie weg uit je mailbox.

En een laatste tip: schrijf je uit voor al die nieuwsbrieven. Zodra ik ook maar iets van reclame krijg, is het eerste wat ik doe het knopje ‘uitschrijven’ zoeken. Dat scheelt echt een hoop. 

Inbox-zero: zo doe je dat. Bekijk in dit filmpje de tips van Charlotte van 't Wout:

Geen mail terug? Dat ligt aan jezelf. Bekijk in dit filmpje de tips van Charlotte van 't Wout:

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief! Volg Charlotte hier via Instagram.

  1. Tien tips voor vrouwelijke ondernemers van girlboss Britt Van Namen

    Tien tips voor vrouwelij­ke onderne­mers van girlboss Britt Van Namen

    Ze is amper 30 jaar oud maar runt al sinds 2014 haar eigen ontwerpbureau. Interieurarchitecte Britt Van Namen is een zogenaamde girlboss die ook graag andere vrouwen wil overtuigen om eigen baas te worden. ,,Ik ben er zeker van dat als de verhalen van vrouwelijke ondernemers vaker in de kijker worden gezet veel meer vrouwen geïnspireerd raken om te ondernemen.” Ze geeft daarom tien tips aan de Vlaamse krant Het Laatste Nieuws.