Altijd te weinig tijd voor je werk? Volg de 70/30-regel

Misschien ken je het wel: je bent vol goede plannen de dag begonnen en hebt een mooie planning opgesteld. Maar om 9.15 uur verschijnt er een collega aan je bureau die reuze dringend je hulp nodig heeft. Eenmaal weer terug bij je scherm zie je twee nieuwe mails, waaronder een van je baas die direct actie vereist. Heb je daarmee afgerekend, zit je mailbox alweer vol met nieuwe taken. 

Voor je het weet ben je alleen nog maar reactief aan het werken, hobbel je genadeloos achter de zaken aan en kan je hele planning in de prullenmand. En ondertussen bouwt de stress zich op: wanneer ga je nu in ’s hemelsnaam al dat geplande werk afkrijgen?

Wat gaat hier mis? Misschien ben je een tikkeltje té bereikbaar voor storende factoren – een beetje onbereikbaar zijn kan bepaald geen kwaad, dat geldt voor je liefdesleven maar ook voor je werk. Maar er speelt ook nog iets anders: je hebt geen buffer ingebouwd. Je bent ervan uitgegaan dat jij je dag helemaal vol kunt plannen zonder daarbij rekening te houden met ‘wat verder nog ter tafel komt’.

Een werkdag is maar tot op zekere hoogte te plannen. Net als in het gewone leven komen er nu eenmaal dingen tussendoor die je niet kunt voorzien. Dan dien je natuurlijk wel de flexibiliteit te hebben om hier adequaat op te reageren. En dat begint met de tijd vrijmaken om brandjes te blussen.

Plan je dag dus nooit vol, maar ga ervan uit dat je een deel van je werkdag bezig zult zijn met de dingen die je van tevoren niet had kunnen voorspellen. Hiervoor wordt nog wel eens de 70/30-regel gehanteerd: van je werktijd plan je het beste 70 procent in met je geplande afspraken, overleggen, projecten - kortom, de taken die je van tevoren kunt zien aankomen. De overige 30 procent van je tijd hou je vrij voor alle onvoorziene taken die op je bord komen: urgente mailtjes, spoedgevallen of die collega die staat te springen om advies.

Natuurlijk zal in de praktijk verschillen welk percentage voor jouw werk passend is. Heb je een baan waarbij veel van tevoren bepaald is, kun je met minder buffer af. Bestaat jouw werk juist voor een groot deel uit onverwachte taken, dan zal die juist groter moeten zijn. Hoe dan ook, het principe houdt stand: als je een deel van je tijd vrijspeelt voor plots dringende taakjes ben je flexibel genoeg deze te ondervangen én hoef je niet te stressen dat je het geplande werk niet afkrijgt.

Thijs Launspach is psycholoog en stress-expert. Hij schreef hierover de boeken Fokking Druk (2018) en Werken met millennials (2019).

Thijs onthulde zijn pijlers tegen stress en een burn-out aan Arie Boomsma in onze webserie FIT...Met Arie Boomsma. Bekijk hieronder de video:

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!