Haal rustig adem, want een volle inbox is geen reden om te hyperventileren, schrijft Thijs Launspach. Hij deelt een stappenplan © Shutterstock

Inbox stampvol? Zo werk je al die mails weg zonder stress

Psycholoog Thijs Launspach is stress-expert en auteur van het boek Fokking Druk. Hij verwondert zich over het moderne werken en geeft iedere week tips voor meer geluk en minder stress in je werk. Vandaag: een volle inbox.

Thijs Launspach 07-01-20, 08:00

Je bent na de drukke feestdagen eindelijk uitgeslapen, de nieuwjaarskater is uit je systeem, misschien ben je zelfs het nieuwe jaar begonnen met een detox of balansdag. Alle reden dus om met frisse energie het nieuwe werkjaar te beginnen. Maar nadat je de collega’s een gelukkig nieuwjaar hebt gewenst en achter je computer hebt plaatsgenomen slaat de schrik je om het hart: je mailbox heeft géén vakantie gehad. Je staat oog in oog met 193 nieuwe berichten. Paniek! Chaos!

Haal rustig adem, want een volle inbox is geen reden om te hyperventileren. Houd het volgende stappenplan aan:

Het hoeft niet allemaal in één keer. Plan nu een uur voor het grove werk en een paar momenten later in je week voor de moeilijkere mails. Jij hebt er niet voor gekozen om te worden gemaild en niemand zal er een probleem van maken wanneer je er na je vakantie iets langer over doet om te antwoorden. Bovendien hebben problemen de neiging zichzelf op te lossen als je níet meteen antwoordt.

Hanteer de twee minuten-regel: als het in twee minuten kan of minder, doe het dan gelijk
Thijs Launspach

Begin niet in het wilde weg te antwoorden, maar scan eerst de binnengekomen berichten. Ga dan puinruimen. Delete als kerstgroet vermomde reclameboodschappen, verwijder mails waarbij je ten onrechte in de cc bent gezet, markeer de berichten over issues die inmiddels zijn opgelost als ‘gelezen’. Dikke kans dat het getal tussen de haakjes daarmee al flink slinkt.

De rest van het eerste blok gebruik je om te schieten met hagel. Tackle de kleine taken: korte antwoorden, ontvangstbevestigingen, een item toevoegen op je to-dolijst. Hanteer de twee minuten-regel van productiviteitsgoeroe David Allen: als het in twee minuten kan of minder, doe het dan gelijk. Zo niet, plan het dan als een taak voor een later moment.

Als het goed is, heb je nu alleen nog de mails over waar je wat langer mee bezig zult zijn. En hopelijk zijn dit er niet al te veel. Plan een later moment in wanneer je deze mails gaat beantwoorden. Een simpel ‘kom ik zsm op terug!’ volstaat. Heb je komende dagen ergens een halfuurtje tussen twee afspraken, dan is dat een mooi blok om een paar van deze taaie mails aan te pakken. Laatste tip: wanneer er veel informatie moet worden doorgegeven, is bellen vaak handiger en sneller dan mailen.

Mochten de bovenstaande stappen alsnog geen soelaas bieden, dan is er alternatief advies van de eerder genoemde David Allen: ‘Control A, Delete, en hopen op het beste…’

Thijs Launspach is psycholoog en stressexpert. Hij schreef hierover de boeken Fokking druk (2018) en Werken met millennials (2019).

Thijs onthulde zijn pijlers tegen stress en een burn-out aan Arie Boomsma in onze webserie FIT...Met Arie Boomsma. Bekijk hieronder de video:

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!