‘Onnodig overleggen is werkirritatie nummer één. Dit doe je eraan’

Nederland is een vergaderland. We praten, overleggen, ‘brainen’, delibereren, bespreken, bediscussiëren en sparren dat het een lieve lust is. Onze nationale liefhebberij kun je duiden met allerlei sociologische verklaringen. Omdat we al sinds de zeventiende eeuw uitvoerig wereldhandel bedrijven, zijn we heel goed geworden in problemen pratenderwijs oplossen. In ons platte land houden we van eveneens platte organisatiestructuren, waarin we dus voortdurend aan het afstemmen zijn. We zijn een polderland, waarin iedereen zijn zegje mag doen om uiteindelijk tot een compromis te komen. Waar een klein land niet groot in kan zijn…

Wie wel eens een bedrijfstraining heeft gedaan weet: je sterke kant is vaak ook je grootste uitdaging. Het vergaderen kost vele uren die je dus niet in andere dingen kunt steken - gemiddeld zo’n 6.5 uur per week. Onnodig overleggen is werkirritatie nummer één. Niets zo vervelend als een uur vergaderen over iets dat net zo goed in een mail had kunnen worden behandeld.

Corona heeft het vergaderleed nog eens vergroot. Omdat alles in deze tijden anders moet, is er nóg meer om over te babbelen. Het is technologisch gezien ook makkelijker geworden om een vergadering te beleggen - je hebt er niet eens meer een zaaltje voor nodig. Zo spreek ik regelmatig mensen die hun agenda van uur tot uur hebben volstaan met videovergaderingen. De ondernemer in mij vraagt zich dan af: wanneer kom je dan aan wérken toe?

Onnodig vergaderen tegengaan scheelt dus tijd en ergernis. Het komt de focus en productiviteit ten goede. Je maakt je er bijzonder populair mee als je te boek komt te staan als iemand die vergadertijd vermindert. Zorg op zijn minst dat je als vergader-initiator een goed antwoord hebt op de drie vragen hieronder. Je doet er jezelf en je collegae een groot plezier mee.

1. Wat is het doel? Een vergadering zonder duidelijk doel is een vrijbrief om urenlang oeverloos te lullen. Is het doel op voorhand niet helder? Laat dan de vergadering zitten.

2. Wie zijn ervoor nodig? Bedenk van tevoren wie er bij een vergadering strikt noodzakelijk zijn, en welke input van hen nodig is. Besef: iedereen die onnodig in de vergadering zit, zal er toch een plasje over willen doen.

3. Hoe lang hebben we nodig? We zijn eerder met de vergadering klaar dan verwacht! Dat zei niemand, ever. Het is een natuurwet: alle tijd die er voor een vergadering staat zal worden gebruikt. Je kunt dus maar beter net te weìnig tijd plannen. Zeker voor online vergaderingen geldt: liever 40 minuten dan een vol uur. 

Laten we stoppen met het woord ‘wappie’ rond te strooien, betoogde Thijs eerder op deze site. In deze video legt hij uit waarom: