Waarom je beter gaat werken van een (virtuele) koffiepauze met collega’s

Als ik een online workshop geef, is er een vraag die heel regelmatig voorbij komt. ,,Hoe zorg ik in deze coronatijd op een fijne manier voor een goed contact met werkrelaties?” En dat die vraag zo leeft, dat snap ik ook wel. Het klinkt namelijk makkelijker dan het is.

De Boston Consulting Group deed onderzoek onder ruim 12.000 werknemers over het werken tijdens corona. Juist het scheppen van sociale verbondenheid is een pittige, maar essentiële opgave. Goede sociale contacten op het werk brengen een sterke verbetering in de onderlinge samenwerking. En die heb je weer nodig als je de communicatie of het verwerven van vaardigheden wilt verbeteren. Of als je efficiënt wil innoveren. Kortom: samenwerking is cruciaal voor zo ongeveer elke organisatie.

Het onderhouden van je contacten gaat bij het thuiswerken niet vanzelf. Bij Deloitte hebben ze daarom de virtual Coffee Club opgericht, collega’s worden random aan elkaar gekoppeld voor een gesprek van een half uurtje. Volgens senior partner Richard Houston is de club een grote hit.

Bij iProspect ontwikkelden ze speciaal voor nieuwe collega’s die starten in coronatijd een tool die werknemers twee keer per dag aan een willekeurige andere collega koppelt om even koffie te drinken. De tool sloeg aan en wordt inmiddels ook door anderen binnen het bedrijf gebruikt. “…ze vinden het fijn om een persoonlijk praatje te maken met een collega met wie ze misschien niet direct samenwerken”, vertelt Alexander Pervalov aan Het Parool. 

Zo creëer je een virtuele koffiecultuur in jouw organisatie:

1. Misschien ben je lid van een club binnen je organisatie, zoals een jongerennetwerk? In je netwerk kun je een inschrijving starten en de enthousiastelingen koppelen. 

2. Of zet een virtuele koffiepauze op binnen je team: rooster het in. Een collega begint en zoekt een ander op. Die ander neemt de week erna het initiatief en belt iemand en zo gaat de keten verder. Of maak duo’s door lootjes te trekken op een online kick-off borrel.

3. Open een extra kanaal voor al je collega’s in het binnen jullie organisatie gebruikte digitale systeem: jullie virtuele koffiecorner. Prik twee tijdstippen op de werkdag van een uur en geef binnen je organisatie je virtuele koffiecorner bekendheid. Iedereen is welkom om in te loggen, om zomaar even met wie er verder is een koffietje te drinken. Breng je koffiecorner wel regelmatig binnen je organisatie onder de aandacht, anders is de kans groot dat ’ie leeg komt te staan.

4. Voor het programma Teams is er Icebreaker, die wekelijks twee collega’s koppelt en hiervoor een uitnodiging stuurt. Iedereen kiest zelf of íe meedoet en kan ook pauzeren. Je krijgt Icebreaker niet met één muisklik werkend, dus enige IT-ondersteuning is wellicht handig.

Zowel Deloitte als iProspect tuigden een systeem(pje) op om de virtuele koffiemomenten ook daadwerkelijk plaats te laten vinden. Slim, want het is een illusie om te denken dat dit wel spontaan gebeurt. We doen dit niet even tussendoor op een werkdag. We bellen niet zo maar een collega of sturen een mailtje voor een koffie-afspraak. Dat zou trouwens best kunnen hoor: de kans is groot dat je een enthousiast antwoord krijgt. We missen onze collega’s en vinden het fijn weer eens een praatje te maken.

Mirjam Wiersma is trainer, spreker en auteur van Zakelijk flirten en Elke werkdag een topdag. Voor deze site schreef ze eerder over mini-experimenten voor een betere werkdag en over het verbeteren van je sollicitatieskills. 

Je koffie-to-go bestellen in een iglo? Hier kan het: