Zo geef je feedback waar je collega wél iets aan heeft

Feedback geven is belangrijk, zegt Beatrice van der Heijden „Je laat ermee zien dat je graag een duurzame relatie met de andere partij wilt aangaan. Wanneer je iemand, oneerbiedig gezegd, maar wat laat aanmodderen, is dat niet echt constructief leiderschap. Door feedback te geven doe je een eerste aanzet tot verbetering.”

Maar hoewel we het dagelijks doen, van het uiten van kleine irritaties tot het voeren van beoordelingsgesprekken, is feedback geven bij de meeste mensen ‘zeker geen natuurlijke competentie’, weet Van der Heijden.

Acht gouden regels voor het geven van feedback:

1. Wees specifiek
Een van de belangrijkste regels, volgens de hoogleraar. Zeg niet dat iemand ‘altijd’ te laat komt, of ‘nooit eens’ koffie haalt. Dan vraag je erom dat de ander in de verdediging schiet.

2. Doe het meteen
„Geef de feedback liefst gelijk nadat de ongewenste gedraging heeft plaatsgevonden. Als je wacht, boet het aan kracht in.”

3. Geef alleen feedback op veranderbaar gedrag
„Je kunt niet zeggen: wat heb je een saai hoofd. Het moet gedrag zijn dat iemand kan veranderen. Laat de ander niet ontredderd achter, maar maak ook duidelijk wat gewenst gedrag zou zijn en geef handvatten voor verbetering.”

4. Gebruik de ik-vorm
„Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik vind het vervelend dat je vanochtend te laat was op de vergadering. Dit is niet de eerste keer, want vorige week gebeurde het ook.’ Daarmee geef je gelijk aan dat het een patroon is. Als je zegt ‘ik heb er last van’, zijn mensen minder geneigd in de verdediging te gaan.”

_{De tekst gaat verder onder de vacaturetool.}

5. Geef geen overdosis
Doe het punt voor punt, één ding tegelijk. Geef de ander de kans om te reageren en probeer samen naar oplossingen toe te werken. Spreek af om over een bepaalde tijd weer eens te kijken hoe het gaat. De ander verdient het om zich te ontwikkelen, zegt Van der Heijden. „Het moet eigenlijk regelmatig gebeuren. Niet alleen bij een beoordelingsgesprek, want dan krijgt het zo’n zwaard van Damocles-karakter.”

6. Verifieer
Vergewis je ervan dat de ander je feedback begrijpt. Dan pas weet je dat hij of zij er iets aan heeft. Van der Heijden: „Niemand vindt het leuk om op gebreken gewezen te worden. Iedereen wil een 10, zeker Nederlanders. Als leidinggevende probeer ik altijd een handreiking te doen en te laten blijken dat ik oprecht het beste met de ander voorheb. ‘Ik weet dat je die potentie hebt, laten we samen kijken hoe we dat kunnen bereiken, heb je hier iets aan?’”

7. Doe het een-op-een
Kritiek geven waar iedereen bij is, is echt not done. Van der Heijden: „In een restaurant heb ik er zelfs een keer wat van gezegd toen een medewerker voor het oog van alle gasten een veeg uit de pan kreeg van de chef. Zo straf je iemand wel heel erg hard.”

8. Doe het face-to-face
Een lastige, nu we weer massaal thuiswerken. Mailen dan maar? Nooit doen, zegt Van der Heijden. „Je loopt het risico dat het uit de context wordt gehaald. Bovendien moet je ook de non-verbale communicatie van de ander kunnen duiden en kunnen zien hoe iemand op de feedback reageert. Als iemand heel boos of verdrietig wordt, moet je actie kunnen ondernemen. Dat gaat niet via de mail.” Kan het niet live, doe het dan via Zoom, Teams of Hangouts. En zorg dat er geen huisgenoten in de buurt zijn (zie regel 7).

In de Succesminuut geeft coach Charlotte van ‘t Wout je nuttige werktips in 60 seconden. Bekijk hieronder alle afleveringen: